1. 메일(Mail) 작성의 중요성
안녕하세요~!
투잡부엉입니다.
오늘은
우리 신입사원들께
굉장히 강력한!?
정보를 가지고 왔습니다.
바로 회사 업무의
반 이상이라고 해도
과언이 아닐 정도로
메일 작성 방법과
그 주의 사항에 대해서
저의 생각을 소개해 보고자 합니다.
메일을 읽어 보면, 그 사람의 업무 스타일이 보인다.
메일 작성은
그 사람의 업무 스타일을
그대로 노출시키는 것이기 때문에
정말 정말!
중요합니다.
물론 정답은 없지만,
정말 메일 작성이 중요하기 때문에
계속 강조를 하고 있습니다.
이번 시간을 통해
업무를 보시고,
메일 작성을 하실 때
참고만 하셔도 조금
도움이 되시지 않을까 합니다.
그리고 저의 개인적인
의견이기 때문에
스스로 걸러서 들어주세요.
하하하.
2. 아웃룩(Outlook) 메일(Mail) 작성 방법 및 주의사항
자 그럼
바로 가봅니다.
이번시간을 위해서
특별하게 제가 고민하고,
별도의 이미지도 제작을 하였습니다.
자주 들러 주시는 거 하나면
충분합니다.
START
누구에게 메일을 쓸 것인지 생각해야 합니다.
메일은 받는 사람에 따라,
선택하는 용어나 어휘가 달라집니다.
부하직원 및 동료에게 쓸 때는
간결하게 내용만 전달하면서 쓰고
특히 상사나 높은 분 또는 다른 부서에
메일을 쓸때는
실수가 없도록 작성해야 하고,
부서 간에는 메일로 인한 트러블 발생이
되지 않도록 적절한 어휘와 스탠스를 취하여야 합니다.
작성하기 전
내가 누구에게 메일을 쓰려고 하는지에
대해서 한번
생각하고 작성하시는 걸
추천드립니다.
내용 작성 시
보기 쉽게 작성하도록
번호 매기기 기능을 사용하여
작성을 합시다.
이건 예시로 보여 드리는 게
한눈에 들어오고 이해도 빠르실 겁니다.
친절한 부엉씨는
여러분의 이해를 돕기 위해
또 이미지를 만듭니다.
자 어떠신가요?
판단은 신입사원 여러분께 맡기겠습니다.
내용을 작성할 때는
전달하고자 하는 목적에 맞는 핵심만 작성하고
내용 중에 가장 중요한 POINT는
색상이나, 음영으로 표현하시는 것도 좋습니다.
다만 강렬한 빨간색이나, 형광색 등은
피하시는 게 좋을 듯합니다.
메일 언어는
통상적으로 사용되는 언어로
작성되어야만 합니다.
왜냐하면,
동일한 물건 물품에도
영어로 사용하는 회사도 있고,
한글로 사용하는 회사도 있고,
전혀 다른 단어를 사용하는 곳도 있기 때문에
통상적으로 사용되는 언어로
작성되어야
의사소통에 장애가 없습니다.
다른 선배들이 보낸
메일을 잘 보시고,
통상적으로 사용되는 언어를 숙지해 보아요.
대용량 파일을 첨부할 때는
대용량 첨부 기능을 이용하여 전달하여야 합니다.
그렇지 않으며,
받는 사람의 메일 확보 용량이 꽉 차게 되어서
다른 메일을 수신할 수 없는 상태가 될 수 있습니다.
반드시 큰 용량의 첨부파일을
보낼 때는
링크로 다운로드할 수 있도록
대용량 첨부 기능을 사용
하시는 것을 추천드립니다.
자주 하는 실수 중에 하나입니다.
메일을 다 작성하고,
흐뭇하게 웃으면서
파일 첨부를 누락하고,
보내기 버튼을 누릅니다.
누르고 나서 생각나면 BEST이나,
메일 보내고 신나서
커피 한잔 하러 가면 낭패입니다.
어디선가 연락 옵니다.
(물론 중요한 메일의 중요한 파일이라 가정합니다.)
후다닥 뛰어가서
다시 파일을 첨부해서 또 보냅니다.
이번엔 정신없이 빨리 보내려다가
오타를 놓쳤습니다.
첨부파이리 누락되어 재송부드립니다.
업무에 혼서를 드려서 죄송합니다.
받는 사람 : 20~30명
좀 과장했지만,
이쯤 되면,
오늘 메일 업무는 접고 쉬시다 오셔야 합니다.
마인드 컨트롤. 워워.
답장을 할 때
Outlook에는 3가지의 답장 콘셉트가 있습니다.
회신
참조 인원을 제외한 보낸 사람에게만
메일을 보냄
전체 회신
보낸 사람 포함, 보낸 사람이
포함한 받는 사람(참조 포함) 모두에게
회신을 함
(보낸 사람의 첨부파일은 사라짐)
전달
보낸사람의 첨부파일이
그대로 있기 때문에 파일 전달 목적
받는 사람은 다시 설정해야 됨.
몇 번 해보시면 아실 겁니다.
가장 큰 실수라고 하면
보낸 사람이 친한 사람인데
회신으로 사적인 메일을 써야 하는데
전체 회신으로
(전체 회신) 야, 메일 잘 봤다 언제 이렇게 자료 만들었데? ㅋㅋㅋㅋ
오늘 마치고 어디로 갈까?
이쯤 되어도,
오늘 메일 업무는 접고 쉬시다 오셔야 합니다.
회사 사람 모두가
오늘 마치고 둘이 만나는 것을 알게 됩니다.
지나가면서 물어보시죠
그래서 어디 가기로 했어?
마인드 컨트롤. 워워
중요한 메일은 놓치지 않도록
Outlook 기능 범례나,
깃발 등을 이용하여
자기만의 방법으로 읽고
표시를 해둡니다.
저 같은 경우에는
항상 읽고 나서,
답장이나, 추가 답변이 필요한 경우에는
읽지 않은 상태로 다시 돌려놓고,
깃발을 꽂아둡니다. (Outlook 기능 플래그 설정)
읽지 않은 상태로 두면
다시 받은 메일의 숫자가 (1) 생깁니다.
읽고 넘기면,
메일에 숫자 표현이 안되기
때문에
놓치기 쉽습니다.
메일을 확인할 때는
받은 날짜, 시간, 사람을 확인합니다.
반드시 익혀야 하는 기본입니다.
같은 메일 제목으로 여러 개 메일을 받게 되면
어느 메일이 먼저인지
헷갈리기도 합니다.
또 만약 여러 부서의 취합하는 업무를 한다고 가정합니다.
소모품 신청해주세요 5개 부서
1번 부서가 열심히 조사해서
작성했습니다.
3번 부서가 열심히 조사해서
1번 부서의 답장 메일에 이어서
회신을 합니다.
근데 4번 부서의
어리부엉씨가
조사 요청 처음 메일을 보고
재빠르게 조사해서
처음 메일에 답변을 합니다.
그 메일을 받으면
1번/3번 부서 작성자는
요렇게 됩니다.
3. 마치며
오늘은 휴일이라
평소와 다르게
좀 더 열정적으로 준비하여
글을 썼습니다.
칭찬해 주세요.
그 보다
신입사원
여러분들께
도움이 되셨으면 하는
마음입니다.
메일의 작성은
계속 강조하지만
정말 중요하고,
자신을 나타내는
가장 강력한 회사의 TOOL이기도 하지만,
메일 작성을 잘 못하면
자신의 능력을 깎아 먹는 TOOL도
되기도 합니다.
그만큼 중요하기 때문에
제가 알려드린 내용을 참고하여,
서두르지 마시고,
항상 실수가 없나 확인 또 확인하고
보내시길 바랍니다.
좋은 하루 보내시고,
메일로 자신의 능력을 뽐내보아요.
신입사원 아웃룩(Outlook) 메일 서명 설정하기
1. 신입사원 회사 자료 작성 SKILL 안녕하세요. 투잡부엉입니다. 오늘은 회사 아웃룩(Outlook)에 메일 서명 설정하기 방법을 알기 쉽게 알려드리고자 합니다. 소개에 앞서 앞으로 회사 자료 작성 SKILL
infovalley.tistory.com
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