1. 아웃룩(Outlook) Mail 정리 중요성
안녕하세요.
투잡부엉입니다.
아웃룩 글이 인기가 많아서,
고급 정보를 가지고 찾아왔습니다.
신입사원 때
아웃룩(Outlook) 사용은 익숙하지 않죠
그래서
처음부터 관리 TIP을 알면
처음부터 메일 관리를 할 수 있습니다.
오늘의 관리 TIP은
회사에서
많은 부서, 많은 이들이
수많은 메일을
실시간으로 보내올 때
자동으로 메일을 정리할 수 있는
방법에 대해서
알려 드릴 예정입니다.
감당이 안될 정도로
오는 날도 있습니다.
아웃룩(Outlook) 메일 정리의 중요성은
아무리 강조해도 지나치지 않고,
정리가 안된 상태로 일을 한번 해보시면
바로 경험하실 수 있을 겁니다.
왜 중요하냐?
회사의 메일은 하나도 빠짐없이
읽어야 합니다.
중요한 메일도 있고
사소한 메일도 존재하죠
특히 중요한 메일들은
바로바로 읽고,
액션을 취해야 할 경우도 있습니다.
정리가 되어 있지 않으면,
어떤 메일이 중요한지
지금 품질로 문제가 있는데
품질 부서에서
중요한 메일이 온 건 아닌지
등등
회사의 업무
상황에 맞게
메일을 확인해야 합니다.
자 그럼
지금부터 메일을 정리하는
TIP에 대해서
공유하도록 하겠습니다.
따라오시죠.
2. 아웃룩(Outlook) 폴더 생성하기
먼저
나의 아웃룩(Outlook)에서
폴더를 생성합니다.
폴더의 생성의 기준은
회사에서도 보면
각자 취향이 느껴집니다.
개개인 사람별로 지정하는 사람도 있고
부서별로 지정하는 사람도 있고
업무 분류별로 지정하는 사람도 있고
가지각색입니다.
나만의 Style로 폴더를 생성해 보아요!
자 그럼
폴더 생성하는 것부터
차근차근 배워 봅시다.
아웃룩(Outlook)에서
나의 계정에서 우클릭을 하면,
새폴더를 만들 수가 있습니다.
PC에 새폴더를 만들듯이
동일하게 만들 수 있습니다.
쉽습니다.
클릭을 하면,
폴더 이름을 작성할 수 있습니다.
원하는 대로
추구하는 대로
자신의 방식으로 생성하시면 됩니다.
저는 우선 부서별로
생성해 보겠습니다.
짜잔
내가 업무를 하는 주변 부서의
폴더를 모두 생성하였습니다.
벌써 뭔가
정리가 된 거 같지 않나요?
폴더 내의 폴더를 만들 수 도 있고,
아래와 같이
폴더 관련한 메뉴들을
활용할 수 있습니다.
생성, 이름 바꾸기, 삭제 등등
3. 아웃룩(Outlook) 메일 규칙 만들기
여기서부터
중요합니다.
내가 생성한 각각의 폴더에
보낸 사람에 따라
메일이 오면
자동으로 각각의 폴더로
보낼 수 있습니다.
시작해 볼까요?
먼저,
나에게 온 메일에서
우측을 클릭하여,
메뉴를 확인합니다.
메뉴에서 규칙을 클릭하여,
규칙 만들기를 선택합니다.
규칙 만들기에서
누가 보냈을 경우,
아래의 항목을 이동할 폴더를 선택합니다.
저는 투잡부엉이 보냈을 경우에,
제조팀 폴더에 메일이 가도록 설정을
해 보았습니다.
자 규칙이 만들어졌습니다.
현재 폴더에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행
이 것을 선택하면,
받은 편지함에서
투잡부엉이 보낸 메일은 모두 다
제조팀 폴더로 자동 이동됩니다.
GOOD!
자
여기서 끝내면
친절한 투잡부엉이 아니죠
항상 그래 왔듯이
친절하게 TEST를 통하여
직접 설명드립니다.
네이버에서
투잡부엉 메일로
나의 아웃룩으로 메일을 보냅니다.
과연?
자동으로 폴더로 이동할까요?
보셨나요?
제조팀으로 메일이 왔습니다.
짝짝짝!
굉장합니다!
규칙은
보낸 사람에 따라서만
분류할 수 있는 건 아닙니다.
무수히 많은 규칙이 있습니다.
아래의 규칙 만들기에서
고급옵션에 들어가 봅니다.
이것이
규칙 고수입니다.
지정한 단어로
메일을 지정 폴더로 보낼 수 있고,
계정, 제목, 주소, 범주 등
여러 가지 규칙을 활용하여
폴더를 정리할 수 있습니다.
4. 아웃룩(Outlook) 메일 정리
신입사원 여러분
시작부터 아웃룩(Outlook) 메일
정리의 고수가 되신 기분이 어떠신가요?
저도
초창기 처음 접하는
아웃룩(Outlook)에서
이러한 기능들을 모른 채
폴더 하나에
모든 메일을 두고
왔다 갔다
허겁지겁 메일을 찾아다닌
기억이 있습니다.
저 같은
불행을 되풀이하시지 않도록
오늘 메일 정리 고급 TIP을
공유해 드렸습니다.
도움이 되셨으면 좋겠습니다.
좋은 하루 보내세요
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